Segretaria AI e centralino AI a Trento, che rispondono davvero.

È un assistente virtuale che risponde a telefonate e messaggi al posto tuo, a qualsiasi ora. Conosce orari, servizi e disponibilità della tua attività, risponde con le tue parole, prende appuntamenti e ti passa le conversazioni che richiedono te.

Sono lo stesso strumento chiamato in due modi. Si dice centralino AI, o centralino telefonico AI, quando si guarda il lato del numero che risponde; si dice segretaria AI o segretaria virtuale AI quando si guarda cosa fa: capire la richiesta, rispondere e fissare.

Le due sigle dicono la stessa cosa: AI è l'inglese artificial intelligence, IA è l'italiano intelligenza artificiale. Attenzione invece a segreteria, con la e: in italiano fa pensare alla segreteria telefonica, cioè al messaggio registrato che chiede di richiamare. Qui non si registra niente, si risponde e si parla.

Un risponditore automatico riproduce un messaggio o fa premere tasti. Un risponditore automatico AI capisce la domanda e dà la risposta giusta, e quando non la sa raccoglie un messaggio preciso invece di lasciare cadere la chiamata.

In parte sì. Un voicebot è un assistente che risponde al telefono a voce, senza tasti da premere, e la segretaria AI lo fa. Non si ferma alla voce: risponde anche su WhatsApp, fissa gli appuntamenti sul calendario che usi già e ti passa subito reclami e casi fuori copione.

Non ha un prezzo di listino: dipende da quanti canali copre, da quanti minuti di conversazione gestisce in un mese, perché la voce si paga a consumo, da quanto va addestrata sui tuoi contenuti e da cosa deve collegare, dal calendario al gestionale. Il costo si stima dopo aver visto le chiamate che ricevi davvero, e ha senso solo se le ore che libera valgono più della spesa.

Ci sono strumenti gratuiti, e rispondono come strumenti gratuiti: copione rigido, nessuna conoscenza della tua attività, nessun collegamento al calendario. Vanno bene per provare l'idea. Diventano un problema quando iniziano a rispondere male a clienti veri.

Si dichiara, ed è la scelta giusta anche per te: chi chiama sa con chi parla e sa che può chiedere di te. Nascondere l'AI produce solo clienti irritati la prima volta che la conversazione esce dal copione.

Dipende dal tuo operatore e dal tipo di linea, ed è la prima cosa che si verifica: la risposta arriva prima che tu decida qualcosa, non a lavoro iniziato. Dove il numero storico si può portare i clienti continuano a chiamare quello che conoscono, su WhatsApp Business compreso; dove non si può, te lo dico subito.

È dove ha più senso, perché quando siete in pochi il telefono lo prende chi sta già facendo un altro lavoro. Quanto ti restituisce dipende da quante chiamate perdi davvero, e quello si conta prima di costruire qualsiasi cosa: se in una settimana non ne perdi nessuna, te lo dico che non ti serve.

Sì. Maestri Digital è il mio studio a Trento: sono Domenico Maestri e seguo di persona le attività del Trentino e del Garda trentino, da Riva ad Arco; a Bolzano, a Merano e nel resto dell'Alto Adige lavoro in parte di persona e in parte da remoto. Un assistente telefonico si progetta e si prova bene anche a distanza, quindi lavoro anche fuori regione.

Il punto non è rispondere più in fretta, è che qualcuno risponda quando tu non puoi: mentre sei con un cliente, la sera, nel weekend. Una segretaria AI, cioè un assistente telefonico con l'intelligenza artificiale, prende la chiamata quando sei occupato, capisce la richiesta, fissa se può e ti lascia scritto chi era e cosa voleva. Il conto si fa sulle chiamate perse in una settimana: se sono zero, non ti serve.

Dipende da come è collegata la seconda metà del lavoro, quella che dopo la chiamata scrive il riepilogo e aggiorna il calendario. Se il flusso resta fermo ad aspettare che la telefonata finisca c'è un tetto, ed è dichiarato: il modulo di attesa di Make accetta valori fra 1 e 300 secondi e rifiuta il resto. Oltre i cinque minuti la lettura parte su una conversazione ancora in corso e trova una trascrizione monca, senza dare errore. Nel sistema che ho scritto quell'attesa non c'è: è la piattaforma vocale a bussare a chiamata conclusa.

Un servizio in abbonamento risponde con un copione uguale per tutti i suoi clienti e ti gira il messaggio. Un assistente costruito sulla tua attività conosce i tuoi orari, i tuoi servizi e le tue eccezioni, guarda la disponibilità vera e fissa. La differenza si sente sulle domande fuori copione, che sono quasi sempre quelle che fanno perdere un cliente.